Perché è stato introdotto il collegamento obbligatorio tra POS e registratore di cassa
La Legge di Bilancio 2025 introduce un cambiamento di rilievo per il sistema fiscale italiano: il collegamento digitale obbligatorio tra i dispositivi hardware o software utilizzati per accettare i pagamenti elettronici (come i terminali POS fisici e virtuali, di seguito anche “strumenti di pagamento elettronici”) e i registratori telematici utilizzati per la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi. Si tratta di un ulteriore passo nel percorso di digitalizzazione avviato negli ultimi anni, che ha già portato all’introduzione della fattura elettronica, alla memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi e alla diffusione dell’obbligo di accettazione dei pagamenti elettronici .
Con questa nuova misura, il legislatore punta a garantire maggiore coerenza e affidabilità dei dati. In generale, la finalità della nuova regola può essere sintetizzata in alcuni punti chiave:
- contrastare l’evasione fiscale aumentando la tracciabilità dei pagamenti;
- ridurre errori materiali o discrepanze tra incassi e dati trasmessi all’Agenzia delle Entrate;
- migliorare la trasparenza nei flussi di pagamento e la qualità delle informazioni raccolte.
Ma come dovranno adeguarsi i commercianti a questo nuovo obbligo e, soprattutto, da quando scatteranno le nuove regole?
I chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate
A stabilire le regole e le modalità di collegamento è l’Agenzia delle Entrate che, con il provvedimento numero 424470 pubblicato il 31 ottobre 2025 , ha definito il funzionamento del nuovo obbligo introdotto dalla Legge di Bilancio 2025.
Il provvedimento specifica che l’obbligo decorre dal 1° gennaio 2026, ma la procedura sarà disponibile dal mese di marzo sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate. Gli esercenti che sono tenuti a trasmettere i corrispettivi dovranno quindi utilizzare tale portale per associare digitalmente i propri dispositivi hardware o software utilizzati per accettare i pagamenti elettronici, ai registratori di cassa, senza necessità di un collegamento fisico.
In concreto, il processo di collegamento avverrà attraverso alcuni passaggi essenziali, che possiamo riassumere così:
- l’esercente accede alla propria area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”;
- verifica che siano presenti le matricole del/i registratore/i di cassa e che siano indicati tutti i codici identificativi (TML) degli strumenti di pagamento hardware e software;
- associa gli strumenti di pagamento con il relativo registratore di cassa presente nello stesso punto vendita.
Termini di registrazione per il collegamento
Il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate stabilisce anche i termini entro i quali effettuare il collegamento tra strumenti di pagamento elettronici e registratori di cassa.
- POS già attivi al 31 gennaio 2026: per gli strumenti di pagamento in uso al 1° gennaio 2026, o utilizzati tra l’1 e il 31 gennaio 2026 l’associazione deve essere effettuata entro 45 giorni dalla messa online del servizio da parte dell’Agenzia.
- POS attivati dopo il 31 gennaio 2026: per i dispositivi attivati successivamente, la finestra temporale cambia. Il collegamento deve essere effettuato dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data in cui lo strumento di pagamento diventa effettivamente disponibile, ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Esempio pratico: se un POS diventa operativo il 10 marzo 2026, il periodo utile per registrarlo e collegarlo va dal 6 maggio fino all’ultimo giorno lavorativo di maggio. Le stesse tempistiche valgono nel caso in cui ci sia una variazione di un’associazione già esistente.
È consigliabile monitorare regolarmente il sito internet istituzionale dell’Agenzia delle Entrate, dove vengono pubblicati aggiornamenti, approfondimenti sulle regole operative e indicazioni riguardo alle sanzioni previste in caso di mancato adeguamento.
Cosa cambia per gli esercenti e perché il nuovo obbligo può essere un’opportunità
Questa novità rappresenta un passo verso una maggiore trasparenza nei flussi economici e contribuisce a rendere più affidabile l’intero sistema di certificazione fiscale. L’obiettivo dell’intervento è quello di integrare i sistemi di incasso e quelli di certificazione dei corrispettivi, assicurando una maggiore affidabilità e tracciabilità dei dati fiscali, in linea con l’evoluzione digitale dei controlli e con le misure di contrasto all’evasione fiscale.
È interessante notare che anche banche e provider di servizi di pagamento si stanno già muovendo per facilitare l’adeguamento dei propri clienti. Molte stanno infatti predisponendo comunicazioni dedicate e guide operative.
Possiamo dunque dire che, pur trattandosi di un obbligo aggiuntivo, il nuovo sistema può essere letto come un ulteriore passo verso processi più digitali, integrati e più semplici da gestire.
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