Lavoro autonomo e flussi di cassa: come gestire entrate e uscite senza stress

L’importanza della pianificazione economica

Gestire un’impresa individuale è un lavoro nel lavoro. Non basta essere apprezzati, avere clienti e farsi pagare il giusto prezzo: essere un libero professionista significa anche saper organizzare flussi di cassa, scadenze e versamenti, guardare al futuro e imparare a prevenire e gestire imprevisti. 

A volte, specie agli inizi, presi dall’entusiasmo della nuova avventura, tendiamo a concentrarci esclusivamente sull’aspetto professionale, trascurando la pianificazione economica. Il rischio, se non prestiamo la giusta attenzione, è però quello di trovarci in difficoltà, anche se il fatturato è medio alto. 

Ecco allora, passo dopo passo, come capire se la nostra attività è finanziariamente sostenibile, come pianificare entrate e uscite, e come gestire situazioni complesse come le ferie o i clienti che non pagano.

Primo passo: il calcolo di sostenibilità

La domanda che tutti dovremmo farci prima ancora di avviare un’attività è: sarò in grado di mantenermi? Strano ma vero, molti freelance scoprono solo dopo qualche mese che le loro entrate non bastano a coprire le uscite, spesso perché le spese sono superiori a quanto previsto.  Per evitare di trovarci in situazioni spiacevoli, è sufficiente un po’ di programmazione, e qualche esercizio da ripetere appena prima che cominci ogni nuovo anno. Il “trucco”, se così si può chiamare, è partire con lo stabilire il reddito netto minimo di cui abbiamo bisogno ogni mese per coprire le spese personali e professionali; da qui possiamo risalire grosso modo all’importo lordo che ci occorre per raggiungere quel netto, tenendo conto di imposte, contributi, spese deducibili e costi fissi. 

Grazie a questo calcolo saremo in grado di individuare il nostro obiettivo, e cioè il volume di affari che è necessario raggiungere per restare a galla. 

Per il calcolo possiamo usare un foglio di calcolo o una tabella, e per stimare i guadagni futuri, possiamo riferirci allo storico degli anni precedenti, suddividendo i fatturati in categorie: 

• da una parte andranno inserite le entrate certe (i cui proventi arrivano per esempio da contratti ancora in essere o continuativi); 
• nella colonna accanto indicheremo quelli probabili (per esempio quelli che arrivano da clienti abituali, che non dovrebbero venire a mancare); 
• infine, inseriremo le entrate incerte (quelle che potrebbero provenire da potenziali nuove collaborazioni). 

Questi numeri ci permettono di fare una previsione realistica, e anticipare le mosse. Potremmo per esempio renderci conto che nella prima fase dell’anno non saremo in grado di raggiungere l’obiettivo di fatturato, perché un contratto importante sta per concludersi e non sappiamo se ne arriverà uno nuovo. In questo caso, però, potremo ragionare su soluzioni alternative: nell’attesa di trovare nuovi clienti e nuove commesse potremmo decidere di dividere l’appartamento con qualcuno, rinunciare al posto auto a pagamento, o tagliare altre voci di spesa.

Spese e tasse, strategie per accantonare il giusto

Quando il bonifico del cliente viene accreditato sul conto corrente siamo portati a considerare quella somma come intero guadagno. Non è così, e anche se razionalmente lo sappiamo, dobbiamo imparare a pensare a quel denaro come a un’entrata lorda. 

Non è un caso che la “regola d’oro” degli esperti di budgeting sia quella di accantonare su un conto separato almeno il 50% di ogni incasso. Questa cifra copre approssimativamente imposte e contributi, ma volendo essere più precisi potremmo decidere di accantonare esattamente ciò che ci occorre. La strategia prevede appunto di spostare questo denaro in un luogo separato, da subito, in modo che sia immediatamente disponibile al momento di saldare le scadenze. Come calcolare la percentuale esatta?

Ecco una checklist utile per i calcoli:

• 22% di IVA (per chi è in regime ordinario, viene versata dal committente in aggiunta al compenso, il trasferimento dovrebbe essere indolore).
• Contributi previdenziali, la percentuale varia a seconda della cassa previdenziale e della posizione.
• IRPEF, la quota dipende dal regime fiscale scelto: 5% o 15% per chi è nel regime dei minimi o nel forfettario; chi ha scelto il regime ordinario calcolerà il 23% per i primi 28.000 euro di reddito, 35% una volta superati i 28.000 e fino a 50.000; 43% sopra i 50.000. Il commercialista può aiutarci a individuare volta per volta la giusta percentuale, oppure a stimare una percentuale media.
• TFR, per avere la tua “buona uscita” calcola almeno il 7,4%: può diventare il tuo paracadute in caso di malattia, anno sabbatico. 
• Fondo ferie, se vuoi permetterti una pausa estiva, calcola quanto ti serve per 2-3 settimane di stop e accantona una quota ogni mese.

Gestire le scadenze, ecco come

Il lavoratore autonomo è anche “cassiere” di sé stesso, dunque è fondamentale che abbia un quadro chiaro delle scadenze, e che si dia un metodo per non dimenticare nulla. Per non farci sfuggire le date importanti, possiamo cominciare provando a compilare un calendario a inizio anno, che potremo tenere sempre sottomano e consultare settimanalmente. C’è chi utilizza una tabella excel, dove inserire le scadenze man mano che arrivano avvisi e notifiche, chi un file word, chi un’agenda o un grande calendario cartaceo da appendere alla parete, chi un calendario digitale. 

L’ideale sarebbe trovare uno strumento che sia in grado di fornire una visione d’insieme, e non solo le scadenze giorno dopo giorno. 

Iniziamo segnando questi appuntamenti:

• IVA trimestrale
• Acconti e saldi IRPEF
• Contributi previdenziali 
• Versamenti su F24
• Bollette
• Assicurazioni
• Mutui e prestiti
• Abbonamenti vari

Potremo di volta in volta aggiornare il database con le nuove uscite, e il commercialista potrà indicarci le principali date e gli importi dell’anno non appena completata la dichiarazione dei redditi.

Se temiamo di dimenticare date e pagamenti, possiamo anche aiutarci con gli strumenti digitali. Sul sito dell’Agenzia delle Entrate, per esempio, c’è uno scadenzario che riporta mensilmente gli adempimenti per singole categorie di contribuenti, può essere utile consultarlo a inizio mese. 

Un altro alleato è App IO, che oggi ci consente di attivare dei promemoria, ricevere le notifiche direttamente sullo smartphone su tasse, imposte locali, contributi previdenziali, e di pagarli direttamente da lì, tramite PagoPa. 

Per bollette, invece, possiamo usare le App dei fornitori, e per gli avvisi del Fisco attivare la ricezione via Pec, ricordandoci di impostare le notifiche nella casella di posta certificata, e collegando l’indirizzo a una email o al telefono, così da ricevere gli avvisi ed evitare dimenticanze. 

Un aiuto, se tendiamo a scordare gli appuntamenti, arriva anche da tool come Todoist o Microsoft To Do, che ci permettono di organizzare progetti e impostare scadenze ricorrenti, da Google Calendar, o da App come Trello, che ci supportano organizzando il flusso di lavoro in colonne.

Mettere a budget le ferie

Lo abbiamo scritto poco sopra, il “bravo” freelance accantona mensilmente anche una piccola quota per le sue ferie, e non lo fa per concedersi un lusso o un extra: il riposo è fondamentale per la produttività e la salute, ed essere meno performanti o ammalarsi, per chi lavora in proprio, può risultare ben più costoso di una meritata vacanza. 

La pausa andrebbe interpretata come un investimento sul futuro, qualcosa di funzionale alla propria attività, perché necessaria a ritrovare energia e creatività. È la ragione per cui le ferie vanno programmate e considerate come un costo di impresa. 

Ogni anno, a inizio anno, nel conto dell’attività non dimentichiamo di inserire a budget il necessario per 2-3 settimane di stop, quella somma potrà essere suddivisa nei mesi successivi, per stabilire quanto accantonare di volta in volta. Anche in questo caso, gli importi andrebbero preferibilmente versati in un salvadanaio virtuale, per non essere toccati fino al momento della prenotazione.  

Se poi abbiamo figli piccoli, e dunque abbiamo la naturale esigenza di trascorrere con loro tempo di vacanza, possiamo usufruire di strumenti pensati proprio per il riposo dei genitori lavoratori autonomi. Gli iscritti alla Gestione Separata Inps possono per esempio richiedere all’istituto alcune settimane di congedo parentale, pensato per chi ha figli fino a 12 anni. In totale si possono richiedere tre mesi in esclusiva per ciascun genitore, a cui si aggiungono altri tre da prendere, a scelta, dall'uno o dall’altro. L’indennità è calcolata a giornata ed è pari al 30% del reddito percepito negli stessi 12 mesi presi a riferimento per l’accertamento del requisito contributivo, diviso per 365. 

Se invece non siamo iscritti alla Gestione separata, possiamo verificare cosa prevede il nostro ente previdenziale: potrebbero esserci strumenti analoghi o simili.

Pagamenti in sospeso: come tutelarsi

Nella vita del libero professionista ci sono imprevisti che rischiano di far saltare la programmazione finanziaria e mandare in tilt i flussi di cassa. Non è così raro, purtroppo, che un committente tardi nell’onorare un pagamento o “dimentichi” di saldare, e anche questa eventualità va messa in conto. 

Per evitare di ritrovarsi con spiacevoli insoluti, meglio giocare d’anticipo. Possiamo infatti chiarire già nel contratto scritto scadenze e versamenti scaglionati, subordinando il proseguimento del lavoro ai pagamenti. Una buona idea è pattuire per esempio un anticipo (dal 25% al 50%), e programmare versamenti trimestrali, che seguono lo svolgimento del progetto. Diluire in questo modo i pagamenti tutela entrambe le parti, e aiuta senz’altro il lavoratore a gestire i ritardi senza finire intrappolato in una spirale. 

A questo scopo, può essere utile anche inserire negli accordi scritti una clausola su ritardi e penali. Non è detto che la penale debba scattare con il sorgere del sole del primo giorno di ritardo, ma può essere un deterrente e un segnale, per la controparte, che il freelance non è impreparato a situazioni del genere. In caso di ritardo, poi, sarà sufficiente un primo sollecito informale dopo 15 giorni, per accertarsi che sia tutto ok. Solo nel caso in cui, trascorse altre due settimane, non riceviamo né una comunicazione, né il pagamento, possiamo partire con i solleciti formali e prendere i provvedimenti del caso. 

Rateizzare le tasse, ecco come

E se il mancato pagamento causa un “buco di bilancio”, e non siamo in grado di rispettare le scadenze fiscali? Niente paura: in questo caso possiamo programmare una dilazione, a patto di essere certi di poter onorare gli impegni presi. 

Chi ha difficoltà a rispettare una scadenza fiscale può ricorrere al ravvedimento operoso, uno strumento che consente di regolarizzare spontaneamente la propria posizione con una sanzione ridotta, a condizione che lo si faccia prima di ricevere un avviso dall’Agenzia delle Entrate. 

Le sanzioni variano in base al tempo trascorso: più ci si regolarizza rapidamente, minore è la penalità: entro 30 giorni, per intenderci, è pari al 2,5% dell’importo, e aumenta con l’allungarsi dell’intervallo che trascorre da quando la violazione è stata commessa a quando la violazione viene sanata. Oltre alla sanzione, andranno versati anche gli interessi legali. Non c’è una scadenza per il ravvedimento operoso, ma nel momento in cui si riceve un avviso bonario del Fisco non è più possibile utilizzare lo strumento. Dal ricevimento dell’avviso ci sono comunque 60 giorni di tempo per pagare con una sanzione ridotta a un terzo, e l’importo può essere rateizzato. Se scegliamo questa opzione, dovremo però ricordarci di mettere a bilancio le rate, senza trascurare gli altri pagamenti successivi.

Come evitare di lavorare il doppio

Non ci sono solo i clienti poco puntuali. Ci sono anche quelli che cambiano idea in corso d’opera, richiedono decine di modifiche e mettono il fornitore nelle condizioni di lavorare il doppio di quanto preventivato. Tutelarci e prevenire situazioni di questo tipo è vitale per evitare che una commessa diventi antieconomica, ci costi cioè di più di quello che ci ha reso, in termini di stress, oltre che di ore di lavoro. 

Come proteggerci? Giocando d’anticipo, appunto, e stabilendo sin da subito tempi e modi. Possiamo per esempio chiarire per iscritto al cliente che per darci un primo feedback sulla bozza di progetto ha un tot di tempo prestabilito (così da non ritrovarci dopo due mesi di silenzio con un progetto da riscrivere in una notte, magari mentre siamo assorbiti da altro), o quante richieste di modifica dal progetto iniziale sono incluse nel preventivo. Tutto questo aiuta a evitare stalli improvvisi, richieste last minute e revisioni infinite che mettono a rischio tempi, costi e altri impegni già presi. E costano caro.